Przygotowanie zapytania ofertowego w projektach finansowanych ze środków unijnych

 

Sam fakt znalezienie się w grupie szczęśliwców, którym przyznane zostały fundusze unijne nie sprawia, że możemy osiąść na przysłowiowych laurach. Otrzymując bowiem dotację, musimy pamiętać o tym, że środki wydatkowane powinny być w odpowiedni sposób.

 

Współpraca z innymi podmiotami przy realizacji projektów unijnych

 

Autor zdjęcia: katrienberckmoes

Autor zdjęcia: katrienberckmoes

Oczywistym jest, że chcąc zrealizować projekt unijny musimy nawiązać współpracę z innymi podmiotami. Zanim jednak zdecydujemy się na podjęcie współpracy z daną firmą, która ma zostać wykonawcą naszego projektu, bądź też dostawcą towarów, czy też sprzętu, konieczne jest rozesłanie zapytania ofertowego także do innych podmiotów. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których wysokość zlecenia przekracza równowartość kwoty czternastu tysięcy euro.

 

Zapytanie ofertowe

 

Opracowując zapytania ofertowe należy sprecyzować swoje oczekiwania, a także podać w niej informacje dzięki którym przedstawione zostaną kryteria, decydujące o dokonaniu wyboru konkretnej oferty. Ponad to, pamiętać musimy również o tym, by potwierdzić wysłanie i doręczenie zapytań do poszczególnych adresatów. Konieczne jest więc pamiętanie o potwierdzeniu odbioru lub w przypadku gdy zapytania takie są doręczane osobiście – zadbanie o to, by oferent zrobił adnotację, zaznaczając kiedy zapytanie takie otrzymał.

 

W zapytaniu ofertowym podany musi być również konkretny termin, w którym możliwe jest składanie ofert. Z tego też względu,  otrzymując od oferentów oferty, należy umieścić na nich adnotację, która określa kiedy oferta taka wpłynęła. W ten sposób potwierdzone zostaje otrzymanie oferty w wyznaczonym do tego terminie.

 

Gdy coś zostanie przez nas przeoczone…

 

Finalne rozliczanie projektów unijnych nie jest wcale takie proste i oczywiste jak mogłoby się wydawać. Sprawdzany jest bowiem każdy etap wydatkowania środków i to, z jakiego powodu dany wydatek został poniesiony. To samo dotyczy zapytań ofertowych, jeśli zdarzy się bowiem, że będą one w niewłaściwy sposób sporządzone lub też wysłane (czyli na przykład skierowane do podmiotów z nami w jakiś sposób powiązanych), to w najlepszym przypadku to grozi tylko karą w postaci nieujęcia tych wydatków w końcowym rozliczeniu przyznanej dotacji, lub też od razu będzie to równoznaczne z realizacją weksla in blanco, czyli z koniecznością zwrotu uzyskanego dofinansowania wraz z należnymi za ten okres odsetkami.